blog Proingenta

¿Qué es Gestión de Procesos de Negocio?

(Business Process Management – BPM)

Es relativamente frecuente leer las siglas BPM en revistas o periódicos
relacionados con el mundo bursátil o de negocios. El presente artículo ofrece
una breve explicación de lo que hay detrás de estas siglas.

BPM son las siglas de Business
Process Management  (en
español   Gestión de Procesos de Negocio) y
es una de las metodologías de trabajo más usadas en empresas de todos los
tamaños, desde multinacionales hasta pequeñas y medianas empresas.

La gestión
de procesos de negocio permite, entre otras funciones, optimizar los
procesos productivos dados en los diferentes departamentos de una organización,
además de un considerable ahorro de tiempo y dinero a mediano y largo plazo. En
un contexto empresarial y social complicado, en el que optimizar recursos para
obtener resultados excelentes se convierte en una máxima empresarial, no es de
extrañar que cada vez más empresas implanten BPM.

Por si fuera poco,
con la gestión de BPM puede controlar la visibilidad, el
modelado y la gestión de las diversas productivas de su empresa. El BPM representa
una serie de actividades o pasos de tareas que incluyen personas, aplicaciones,
eventos y actividades de negocio, además de organizaciones.

El BPM o gestión
de procesos de negocio puede relacionarse con otros procesos de mejora
como Six Sigma. Pero, ¿cuándo surge
realmente este método de trabajo? Diferentes expertos consideran que el modelo
de gestión japonés, principalmente el sistema productivo establecido en Toyota
durante la década de los 80, supone el inicio del BPM. Posteriormente
y con la aparición de diversas normas internacionales de calidad, se impuso la
implantación de este sistema estructural basado en la gestión de procesos.

Pero para que
la gestión de procesos de negocio sea realmente rentable y
eficaz en el interior de las empresas, es necesario contar con un conjunto de
herramientas que den el soporte necesario para garantizar el cumplimiento.
Conocidas como Business Process
Management Software (o BPMS en
inglés), estas técnicas tienen una notación común denominada a su vez Business Process Modeling Notation (BPMN).
Otras cuentan con una notación propia y son capaces de generar un código
específico. Con una solución integrada como es BPMS, la empresa puede
automatizar de forma cómoda y sencilla cualquier proceso interno que tenga que
ver con los procesos de la Cadena de
Valor (explicada brevemente líneas abajo) de la empresa, así como de los Recursos Humanos, Control de Calidad,
Compras, Relaciones con el Cliente (CRM), Gestión de Riesgo, Venta y Postventa,
Facturación, Administración, etcétera.

Una de los aspectos
quizás menos amables de la gestión de procesos es el conocido
efecto silo. Bajo esta descripción se incluyen una serie de problemas de
comunicación e información ante el establecimiento de prioridades laborales que
suele darse en las empresas al pasar de una organización tradicional al BPM.
El efecto silo es opuesto al enfoque general donde lo importante es el proceso
en conjunto y no los intereses o funciones definitorias de cada departamento.
Un ejemplo gráfico ayudará a comprender perfectamente esta situación. Una
organización clásica o departamental tiene una estructura vertical, segmentada
y dividida en áreas concretas, mientras que la gestión basada en procesos se
presenta como un conjunto de líneas horizontales y continuadas en el tiempo.

Otro de los
conceptos fundamentales relacionado con la gestión de procesos es
la Cadena de Valor. Se trata del
modo en el que se desarrollan las acciones y las actividades en una empresa. Es
un término de gran importancia en BPM porque ayuda a
distinguir diferentes eslabones interconectados entre sí y presentes en el
circuito productivo o dicho de otro modo, los del objeto de existencia de la
empresa. Así, existirán las actividades primarias, enfocadas a la elaboración
de los bienes, mercancías o servicios, las acciones de apoyo, muy valiosas en
cualquier empresa, además de otras acciones concretas e imprescindibles para el
buen transcurrir de una compañía.

En la implantación
de la gestión de proyectos hay que plantearse cuál es la finalidad de este
procedimiento. La mayoría de las empresas no solo buscan optimizar tiempo y
recursos monetarios sino también determinar el grado de satisfacción de los
clientes al consumir bienes y productos. La gestión de procesos permite
determinar, analizar y evaluar (entre otras funciones) aspectos relacionados
con la calidad de una mercancía, métodos de producción, tiempo de entrega del
producto o incluso el precio.

Tras el análisis en
profundidad de los procesos pueden detectarse fallos, defectos, anomalías o
incluso errores que pueden subsanarse tras aplicar los cambios oportunos. Por
lo tanto y gracias a BPM, las empresas logran ser más eficaces
y eficientes no solo en los tiempos de trabajo sino en la relación con el
cliente final.

Pero no es la única
ventaja de BPM. La gestión de procesos permite
definir la situación del proceso actual y las posibles mejoras a realizar,
conocer las funciones estratégicas, analizar y comparar diferentes escenarios
relacionados con los procesos, controlar las métricas definidas, además del
desarrollo de nuevos procesos basados en la innovación.